Installatieverantwoordelijke (IV) volgens NEN 3140: taken en rol

Elk bedrijf met een elektrische installatie heeft te maken met de vraag wie daar eigenlijk verantwoordelijk voor is. Het antwoord "de installateur" of "de facilitaire dienst" is in de praktijk vaak te vaag. NEN 3140, de norm voor de bedrijfsvoering van elektrische installaties, geeft die verantwoordelijkheid een naam: de installatieverantwoordelijke, afgekort IV. In dit artikel leest u wat die rol inhoudt, hoe de aanwijzing werkt en hoe de IV samenhangt met periodieke inspectie.

Waarom heeft een bedrijf een installatieverantwoordelijke nodig?

Het Arbobesluit stelt in artikel 3.4 eisen aan elektrische installaties op de arbeidsplaats: ze moeten zo zijn ontworpen, uitgevoerd en onderhouden dat veilig gebruik zoveel mogelijk is gewaarborgd. Artikel 3.5 gaat over werkzaamheden aan of in de nabijheid van elektrische installaties. De wet schrijft niet voor hoe u dat organiseert. NEN 3140 (geldende uitgave: NEN 3140:2011+A3:2019) is de norm die in de praktijk wordt gebruikt om aan te tonen dat aan deze eisen is voldaan.

NEN 3140 gaat ervan uit dat voor elke elektrische installatie in bedrijfsvoering iemand is aangewezen die de directe verantwoordelijkheid draagt. Dat is de installatieverantwoordelijke. Zonder IV is er geen eenduidig aanspreekpunt voor de vraag wie bepaalt of er aan een installatie gewerkt mag worden, wie de inspectie regelt en wie beslist over het herstel van gebreken. Daarmee ontbreekt ook een belangrijk onderdeel van de onderbouwing richting de Nederlandse Arbeidsinspectie.

Wat doet de installatieverantwoordelijke?

De IV is verantwoordelijk voor de veilige bedrijfsvoering van de installatie of het installatiedeel waarvoor hij of zij is aangewezen. Dat is breder dan alleen techniek. Het gaat om de organisatie rond de installatie: wie mag er wat, welke werkzaamheden vinden er plaats, en is de installatie in een veilige staat.

In de praktijk komt het takenpakket van de IV neer op:

• het bijhouden van actuele documentatie, zoals installatieschema's, tekeningen en inspectierapporten;
• het toestaan en coördineren van werkzaamheden aan de installatie, ook door externe partijen;
• het (laten) aanwijzen en instrueren van personen die aan of nabij de installatie werken;
• het laten uitvoeren van periodieke inspecties en het bepalen van de inspectietermijn op basis van een risicobeoordeling;
• het beoordelen van inspectiebevindingen en zorgen dat gebreken worden hersteld;
• het fungeren als aanspreekpunt bij storingen, incidenten en wijzigingen.

De IV hoeft niet alles zelf uit te voeren. Werkzaamheden kunnen worden uitbesteed aan een installateur of inspectiebedrijf. De verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering, en dus het overzicht, blijft bij de IV.

Wie wijst de installatieverantwoordelijke aan?

De werkgever, of degene die zeggenschap heeft over de installatie, wijst de IV aan. Dat gebeurt schriftelijk, met een duidelijke omschrijving van de installatie of het deel waarvoor de aanwijzing geldt en de bevoegdheden die erbij horen. De aanwijzing ontslaat de werkgever niet van zijn eigen verantwoordelijkheid: hij moet zorgen dat de IV de middelen, tijd en bevoegdheden heeft om de taak goed uit te voeren.

Van een IV wordt verwacht dat hij vakbekwaam is voor de installatie waarvoor hij is aangewezen. Een IV voor een eenvoudige kantoorinstallatie heeft een andere achtergrond nodig dan een IV voor een productielocatie met eigen middenspanning. Bedrijven zonder eigen technische dienst kiezen er regelmatig voor om de rol extern te beleggen. Dat kan, mits de afspraken over taken, bevoegdheden en bereikbaarheid helder zijn vastgelegd.

In de praktijk we komen geregeld bedrijven tegen waar een IV ooit is aangewezen, maar die persoon inmiddels een andere functie heeft of uit dienst is. De aanwijzing is dan feitelijk vervallen. Controleer daarom periodiek of de aanwijzing nog klopt, en leg vast wie de rol waarneemt bij afwezigheid.

Welke rollen en bekwaamheden kent NEN 3140?

NEN 3140 werkt met twee soorten begrippen: verantwoordelijkheden (wie beslist) en bekwaamheden (wie mag wat uitvoeren). Ze worden in de praktijk vaak door elkaar gehaald, maar het zijn verschillende dingen. Een vakbekwaam persoon is niet automatisch installatieverantwoordelijke, en een IV hoeft niet zelf elke werkzaamheid uit te voeren.

NEN 3140 is afgestemd op de Europese norm EN 50110-1. In Engelstalige documentatie en bij internationale opdrachtgevers ziet u daarom de termen "skilled person" (vakbekwaam) en "instructed person" (voldoend onderricht). Inhoudelijk gaat het om dezelfde indeling.

Personen die aan of nabij een installatie werken, worden door of namens de werkgever aangewezen voor de werkzaamheden die zij mogen uitvoeren. Die aanwijzing hoort te passen bij hun bekwaamheid. Een monteur die is aangewezen als VOP voor het vervangen van verlichtingsarmaturen, is daarmee niet bevoegd om in een hoofdverdeelinrichting te werken.

Hoe verhouden IV en werkverantwoordelijke zich tot elkaar?

Bij elke werkzaamheid aan een installatie zijn twee vragen relevant: mag er aan deze installatie gewerkt worden, en wordt het werk zelf veilig uitgevoerd? De eerste vraag ligt bij de IV, de tweede bij de werkverantwoordelijke. Bij een extern installatiebedrijf is de werkverantwoordelijke doorgaans iemand van dat bedrijf, terwijl de IV namens de eigenaar van de installatie optreedt.

Voor grotere of risicovolle werkzaamheden maken IV en werkverantwoordelijke afspraken over het vrijschakelen, beveiligen tegen herinschakelen, spanningsloos controleren en het weer in bedrijf nemen. Bij kleine werkzaamheden kunnen beide rollen bij dezelfde persoon liggen, mits dat bewust is vastgelegd. Wat u wilt voorkomen, is dat een externe monteur aan een installatie begint zonder dat iemand binnen de organisatie ervan weet.

De IV en periodieke inspectie

Periodieke inspectie van een installatie in gebruik gebeurt in de regel volgens NEN 3140. De norm schrijft geen vaste termijn voor die voor alle installaties geldt. De termijn volgt uit een risicobeoordeling, waarin onder meer de aard van de installatie, de gebruiksomstandigheden, de omgeving en de bevindingen van eerdere inspecties worden meegewogen. De IV speelt daarin een centrale rol: hij kent de installatie en weet wat er is veranderd.

Na de inspectie ligt de opvolging opnieuw bij de IV. Hij beoordeelt de gebreken, laat ze herstellen en zorgt dat het herstel wordt vastgelegd. Een inspectierapport dat in een la verdwijnt, heeft weinig waarde. Daarnaast is het verstandig dat de IV weet welke andere inspecties op de installatie van toepassing zijn, bijvoorbeeld een Scope 10-inspectie die uw verzekeraar eist, of een verificatie volgens NEN 1010 deel 6 na een wijziging. Een overzicht vindt u bij de inspectiesoorten en op de pagina over periodieke inspectie.

Hoe richt u de rol goed in?

Begin met een inventarisatie: welke elektrische installaties heeft u, waar staan ze en wie heeft er nu feitelijk zeggenschap over? Wijs vervolgens per installatie of installatiedeel een IV aan, leg de bevoegdheden schriftelijk vast en regel de vervanging. Zorg dat de IV beschikt over actuele documentatie en betrek hem bij elke wijziging of uitbreiding.

Twijfelt u over de grens tussen NEN 1010 en NEN 3140, dan helpt de uitleg op NEN 1010 of NEN 3140. Voor de wettelijke achtergrond, van Arbobesluit tot Bbl, kunt u terecht op de pagina wet- en regelgeving.